Karty podarunkowe finansowane ze środków Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚS) są dziś jednym z najczęściej wybieranych benefitów dla pracowników. Pozwalają motywować zespół, a przy tym korzystać ze zwolnienia z podatku PIT i składek ZUS – o ile są prawidłowo przyznane i rozliczone. W tym artykule wyjaśniamy, jak to zrobić krok po kroku.

Czym jest ZFŚS i kiedy można z niego finansować karty podarunkowe?

Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych (ZFŚS) to fundusz tworzony przez pracodawcę na podstawie ustawy o ZFŚS. Służy finansowaniu działalności socjalnej – czyli pomocy materialnej, kulturalnej, rekreacyjnej i wypoczynkowej dla pracowników.

Środki z ZFŚS można przeznaczyć m.in. na:

• dofinansowanie wypoczynku,
• bony i karty świąteczne,
• dofinansowanie kultury, sportu i rekreacji,
• zapomogi lub pomoc finansową dla pracowników.

Kiedy karta podarunkowa jest świadczeniem niepieniężnym (a więc korzystnym podatkowo)?

Zwolnienie z podatku i składek dotyczy wyłącznie świadczeń niepieniężnych – czyli takich, które nie mają charakteru gotówki lub jej ekwiwalentu. Dlatego kluczowe jest, jakie towary lub usługi można nabyć kartą.

Karta podarunkowa niepieniężna

Uprawnia wyłącznie do zakupu określonych dóbr lub usług (np. posiłków, biletów, rekreacji). Nie można jej wymienić na gotówkę ani wykorzystać do zakupu dowolnych towarów. Taka karta korzysta ze zwolnienia z PIT i ZUS.

Karta podarunkowa pieniężna

Ma charakter środka płatniczego – można nią zapłacić w różnych punktach handlowych za dowolne produkty. Taka karta jest traktowana jak świadczenie pieniężne i nie korzysta ze zwolnień podatkowych.

Zwolnienie z PIT i ZUS dla kart podarunkowych z ZFŚS

Art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o PIT przewiduje zwolnienie do kwoty 2 000 zł rocznie dla świadczeń finansowanych z ZFŚS, które mają charakter niepieniężny.

• Karta musi być finansowana w całości ze środków ZFŚS,
• świadczenie ma charakter socjalny (różnicowane wg sytuacji pracownika),
• karta nie może być wymieniona na gotówkę.

Podobne zasady obowiązują w zakresie zwolnienia ze składek ZUS – zgodnie z § 2 ust. 1 pkt 19 rozporządzenia składkowego. Świadczenia socjalne z ZFŚS nie zwiększają podstawy wymiaru składek.

Stanowisko KAS – interpretacje indywidualne

• Interpretacja KIS z 18.08.2021 r. (0115-KDIT2.4011.390.2021.2.MM): karta przeznaczona wyłącznie na posiłki to świadczenie niepieniężne, zwolnione z PIT.
• Interpretacja KIS z 22.03.2021 r. (0115-KDIT2.4011.14.2021.2.MM): brak realizacji karty nie wpływa na moment powstania przychodu.
• Interpretacja KIS z 10.03.2022 r. (0113-KDIPT2-3.4011.11.2022.2.GG): karty pozwalające na dowolne zakupy uznaje się za świadczenie pieniężne.

Jak wdrożyć karty podarunkowe z ZFŚS w firmie?

1. Ustal lub zaktualizuj regulamin ZFŚS.
2. Wybierz dostawcę kart o ograniczonym przeznaczeniu (np. tylko kultura, gastronomia, rekreacja).
3. Określ kryteria przyznawania świadczeń (dochód, sytuacja rodzinna, itp.).
4. Udokumentuj decyzję o przyznaniu świadczenia w ewidencji ZFŚS.

Najczęstsze błędy pracodawców przy kartach z ZFŚS

• Finansowanie kart ze środków obrotowych zamiast z ZFŚS,
• Brak kryterium socjalnego – przyznawanie świadczeń „po równo”,
• Wybór kart pieniężnych akceptowanych w zbyt szerokiej sieci sklepów,
• Brak dowodów (listy, oświadczenia) potwierdzających przyznanie świadczenia socjalnego.

Korzyści z kart podarunkowych ZFŚS

Stosowanie kart podarunkowych w ramach ZFŚS to korzyść dla obu stron:

• oszczędność podatkowa i składkowa (PIT i ZUS),
• nowoczesna, bezgotówkowa forma benefitów,
• większa satysfakcja pracowników,
• zgodność z ustawą o ZFŚS i interpretacjami KAS.

Powiązane tematy

• Bon pieniężny a niepieniężny – jak rozróżnić?
• Karty lunchowe z ZFŚS – zasady i zwolnienia
• Kto ma obowiązek posiadania ZFŚS?
• Zwolnienia podatkowe z ZFŚS – najnowsze limity i interpretacje

Źródła: Ustawa o ZFŚS (Dz.U. 1994 nr 70 poz. 335 ze zm.), Ustawa o PIT, interpretacje KIS 2021–2022, rozporządzenie składkowe ZUS.